Cara Mengelola Pesanan Online Shop dari Banyak Channel
Saat toko mulai ramai, pesanan datang dari mana-mana: notifikasi marketplace, chat WhatsApp, DM Instagram, sampai pembeli yang datang langsung. Jika setiap channel dicek terpisah, mudah sekali ada pesanan yang lupa dikirim, transfer yang belum dicek, atau pembeli yang menanyakan resi dan Anda tidak tahu jawabannya.
Panduan ini menjelaskan cara mengumpulkan semua pesanan di satu daftar, memakai status yang jelas, dan membangun rutinitas harian agar tidak ada pesanan yang terlewat.
1. Kumpulkan semua pesanan di satu daftar
Masalah utama berjualan di banyak channel bukan jumlah pesanannya, melainkan datanya yang tersebar. Buat satu daftar pesanan untuk semua channel, misalnya di spreadsheet, dan jadikan aturan: pesanan baru dianggap ada hanya jika sudah tercatat di daftar ini.
Pesanan marketplace biasanya sudah tercatat di pusat penjual masing-masing. Tetap salin ringkasannya ke daftar Anda agar semua pesanan bisa dilihat dan dihitung bersama. Untuk pesanan dari chat, daftar ini menjadi satu-satunya catatan resmi.
2. Catat kolom yang benar-benar dipakai
Daftar yang terlalu rumit justru malas diisi. Kolom berikut sudah cukup untuk sebagian besar toko kecil:
| Kolom | Gunanya |
|---|---|
| Tanggal order | Mengurutkan pesanan dan melihat mana yang sudah lama menunggu |
| ID order | Kode unik untuk mencari pesanan, misalnya ORD-0001 |
| Channel | Asal pesanan: marketplace, WhatsApp, Instagram, offline |
| Produk dan jumlah | Apa yang harus dikemas |
| Harga satuan dan total | Nilai pesanan |
| Status pembayaran | Apakah uang sudah masuk |
| Status pengiriman | Sampai mana pesanan diproses |
| Kurir dan nomor resi | Jawaban saat pembeli bertanya “paket saya di mana?” |
| Catatan | Permintaan khusus, misalnya warna cadangan atau kemasan kado |
Untuk pesanan dari chat, buat ID order sendiri yang berurutan. Untuk pesanan marketplace, Anda bisa memakai nomor pesanan dari marketplace agar mudah dicocokkan.
3. Pisahkan status pembayaran dan status pengiriman
Kesalahan yang sering terjadi adalah memakai satu kolom status untuk semuanya. Akibatnya, sulit membedakan pesanan yang belum dibayar dari pesanan yang sudah dibayar tetapi belum dikemas. Pisahkan menjadi dua:
Status pembayaran: Belum bayar, Sudah bayar, Refund.
Status pengiriman: Baru, Dikemas, Dikirim, Diterima, Retur, Batal.
Dengan dua kolom ini, pertanyaan penting bisa dijawab dengan cepat:
- Apa yang harus dikirim hari ini? Pesanan Sudah bayar dengan status pengiriman Baru atau Dikemas.
- Siapa yang perlu diingatkan? Pesanan Belum bayar yang sudah lebih dari satu atau dua hari.
- Paket mana yang belum sampai? Pesanan Dikirim yang sudah lama belum berubah menjadi Diterima.
Untuk pesanan lewat transfer, ubah status menjadi Sudah bayar hanya setelah dana benar-benar masuk ke rekening, bukan hanya berdasarkan kiriman foto bukti transfer.
4. Buat rutinitas harian
Daftar pesanan hanya berguna jika selalu diperbarui. Rutinitas sederhana yang bisa dicoba:
- Pagi: cek semua channel, catat pesanan baru, lalu cocokkan transfer yang masuk dan ubah statusnya menjadi Sudah bayar.
- Siang: filter pesanan Sudah bayar yang belum dikirim, kemas, lalu ubah status menjadi Dikemas.
- Setelah paket diserahkan ke kurir: isi kurir dan nomor resi, ubah status menjadi Dikirim, lalu kirim resinya ke pembeli dari chat.
- Sore atau malam: ingatkan pembeli yang belum membayar, dan cek pesanan Dikirim yang sudah lama.
Tentukan juga batas waktu, misalnya pesanan yang dibayar sebelum jam tertentu dikirim di hari yang sama. Batas ini membantu Anda dan memberi kepastian kepada pembeli.
5. Tetap catat pesanan batal dan retur
Jangan menghapus baris pesanan yang batal atau diretur. Ubah statusnya saja. Dengan begitu Anda tetap tahu berapa pesanan yang batal, dari channel mana, dan apakah dananya sudah dikembalikan. Jika retur sering terjadi untuk produk yang sama, itu tanda ada masalah pada deskripsi, ukuran, atau kualitas produk.
6. Lihat penjualan per channel
Setelah beberapa minggu, daftar pesanan bisa menjawab pertanyaan yang lebih besar: channel mana yang paling banyak menghasilkan penjualan? Hitung total penjualan per channel hanya dari pesanan yang sudah dibayar, agar pesanan batal atau belum dibayar tidak ikut terhitung.
Hasilnya membantu Anda memutuskan di mana harus menambah waktu, stok, atau promosi.
7. Simpan data pribadi pembeli seperlunya
Nama, alamat, dan nomor HP pembeli adalah data pribadi. Simpan seperlunya saja dan batasi siapa yang bisa melihatnya. Jika daftar pesanan dibagikan ke tim, pertimbangkan untuk tidak menaruh alamat lengkap di daftar yang sama. Alamat cukup diambil dari chat atau pusat penjual saat paket akan dikirim.
Mulai dengan template gratis
Template Manajemen Order di Kukirim Tools sudah berisi kolom-kolom di atas, pilihan status pembayaran dan pengiriman, serta sheet Ringkasan yang menghitung jumlah pesanan per status dan penjualan per channel. Pesanan yang sudah dibayar tetapi belum dikirim otomatis ditandai kuning. File .xlsx ini gratis dan bisa dibuka di Excel, Google Sheets, atau LibreOffice. Template ini tidak terhubung ke marketplace, jadi pesanan dicatat manual.
Saat paket siap dikirim, buat labelnya dengan Generator Label Paket dan ikuti Cara Membuat dan Mencetak Label Pengiriman Paket. Untuk mencatat pemasukan dan pengeluaran toko, baca Cara Membuat Pembukuan Online Shop Sederhana.